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分享 | 什么是实用的体系?一针见血

证优客 | 2018-05-10

体系到底有没有用? 许多企业都碰到了这个问题,提出问题的人有高层, 有员工,甚至有质量部。

      体系有它的实用性么,当然有。如果真正按标准要求建立一个与实际运行一致的体系,它将会在具体的生产和应用中发挥意想不到的作用。

那么,今天就来谈谈体系的实用性。

任何一个体系, 都起码来自于2个要求。


一、法规、标准要求

在法治社会开门做生意,守法是一个底线,虽然总有人铤而走险,但这种非常规的路线不在今天的讨论范围内。


二、企业自身的要求

如果世界500强等优秀企业,如果是以追求改进为战略的企业,如果是人员流动特别大的企业,那么文件就应该越写越饱满,来满足日益进步的需求。如果企业只想拿个证书,对公司的管理水平和产品质量没有什么大的想法,那么文件就应该写的很底线,仅满足上面一条的要求即可。

那么问题来了,如果构建一个好的体系?

答案是两个字——“实用”。

一个不实用的体系要求,或许由于短时间高层的高压,大家迫于无奈边骂边做, 但是一旦管理松散了,就一定会有人开始不做,最终也许会变成没人在用。发现这类问题之后,我们除了追求公司的执行力之外,还要深究是否这个要求本身提的有问题,或者说提的方式有问题。

 

1.同理性

每次体系要推动一项新的要求时,最好把这个充分的理由以及可能带来的好处和相关部门沟通清晰,只有让大家感觉都坐在一艘船上了,他们才会从心里接受,从而回去和部门的人宣导要做这件事。

 

2.灵活性

这个要求是对体系从业人员提出的,很多体系人员做的太死,看到一个新要求,心里就想“这个简单, 我来写个新文件, 做个新表单, 让他们填去。”如果体系真的这么做,那么就太失人心了。这个灵活最大的前提是体系人要对标准很熟,敢于在现有的文件里加要求,尽量以不要增加太多工作量为前提。让他们在做原有方法的时候,顺带做一下这个新要求,这样大家的可接受程度就会相对高很多。而且能明白你的出发点是真心为他们着想的。


3.电子化

在信息化的今天,电子系统的大规模使用是一种趋势,也是公司控制水平上档次的一种标杆。当然,这个需要考虑公司的资金和规模。

 

4.标准化

在解决问题后,把纠正措施乃至预防措施尽可能多的成文,用白纸黑字来起到约束的作用,避免了换一个老板之后对前任答应的事情完全不认账的事件发生。

 

5.服务性

不管体系建立的目标是什么,任何体系都是为人和产品服务的,所以这就要求体系具备很强的能服务他人的功能,所以我们做体系的,不光要去看这个要求是否是合理的,而且也要看我们这个要求提出是否不方便大家去操作和理解,能否换一种更合适的方式。这个时候,体系部就要成为一个客服的角色,了解大家的需求,来提高体系的有效性和效率。


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